Nota: La presente compilación se encuentra basada
en los Decretos expedidos en Colombia, por lo que, en caso de presentarse
alguna diferencia con la versión oficial, prima la establecida en los decretos.
Estados Financieros
Extraordinarios, Asientos, Verificación de las Afirmaciones, Pensiones de
Jubilación, y Normas Sobre Registro y Libros
TITULO PRIMERO
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
EXTRAORDINARIOS
ARTÍCULO 1. ESTADOS FINANCIEROS EXTRAORDINARIOS.
Son estados
financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un
período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no
podrá ser superior a un mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión,
actividad o situación para la cual deban prepararse.
Salvo que las normas
legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no
implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer
de las utilidades o excedentes.
Son estados
financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión
de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta
pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de
un establecimiento de comercio.
TITULO SEGUNDO
DE LAS NORMAS TECNICAS
DE LAS NORMAS TECNICAS GENERALES
ARTÍCULO 2. ASIENTOS.
Con fundamento
en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben
registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.
Pueden
registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su
resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse
cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los
asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes
siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado.
Dentro del
término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito
y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.
Cualquier error
u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
ARTÍCULO 3. VERIFICACION DE LAS AFIRMACIONES.
Antes de emitir
estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que
se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en
cada uno de sus elementos.
Las
afirmaciones, que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas,
son las siguientes:
Existencia - los activos y pasivos del
ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se
han realizado durante el período.
Integridad -
todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.
Derechos y obligaciones - los activos representan probables beneficios económicos futuros
(derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros
(obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.
Valuación - todos los elementos han
sido reconocidos por los importes apropiados.
Presentación y revelación - los hechos económicos han sido correctamente clasificados,
descritos y revelados
CAPITULO II
NORMAS TÉCNICAS ESPECÍFICAS
SECCION I
NORMAS SOBRE LOS PASIVOS
Los entes
económicos obligados como patronos por normas legales o contractuales a
reconocer y pagar pensiones de jubilación y/o a emitir bonos y/o títulos
pensionales, deberán al cierre de cada período, elaborar un estudio actuarial
en forma consistente, de acuerdo con el método señalado por la entidad
encargada de ejercer la inspección, vigilancia y/o control, con el objeto de
establecer el valor presente de todas las obligaciones futuras, mediante el
cargo a la cuenta de resultados, conforme se establece en el presente decreto.
Los entes
económicos a los cuales se refiere el inciso anterior, deberán en la
elaboración del cálculo actuarial a diciembre 31 de 2010, utilizar las tablas
de mortalidad de rentistas hombres y mujeres, actualizadas por la
Superintendencia Financiera de Colombia mediante Resolución 1555 de julio 30 de
2010. El porcentaje de amortización que se establezca con respecto al alcanzado
a diciembre de 2009 y lo que falta por provisionar, deberá amortizarse a partir
de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2010 hasta el año
2029, en forma lineal de acuerdo con la siguiente metodología. Lo anterior sin
perjuicio de terminar dicha amortización antes de 2029.
La obligación
por pensión sanción, cuando a ella haya lugar solo se debe incluir en los
cálculos actuariales en el momento de determinar su real existencia. El monto
inicial y los incrementos futuros deben afectar los resultados de los
correspondientes períodos fiscales.
SECCION II
NORMAS SOBRE EL PATRIMONIO
El saldo de la
cuenta “Revalorización del Patrimonio" no podrá distribuirse como utilidad
a los socios o accionistas hasta tanto se liquide la empresa o se capitalice de
acuerdo con las normas legales vigentes. En todo caso, dicho saldo una vez
capitalizado podrá servir para absorber pérdidas, únicamente cuando el ente
económico se encuentre en causal de disolución por este concepto y no podrá
utilizarse para disminuir el capital con efectivo reembolso de aportes a los
socios u accionistas.
PARÁGRAFO. Cuando el saldo de la cuenta
de revalorización del patrimonio sea de naturaleza débito, el ente económico,
previa aprobación del máximo órgano social con el lleno de los requisitos
legales, podrá destinar parte de los resultados del ejercicio o de ejercicios
anteriores, para disminuir o cancelar el saldo débito de la cuenta
Revalorización del Patrimonio, siempre que previamente el ente económico
hubiera destinado las utilidades a absorber las pérdidas que afecten el
capital, en los términos del artículo 151 del Código de Comercio, y constituido
las reservas legal y/o estatutarias a que hubiere lugar.
TITULO TERCERO
DE LAS NORMAS SOBRE
REGISTROS Y LIBROS
Teniendo en
cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que
se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de
orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes
intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que
sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el
cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones
en los libros auxiliares o de detalle.
ARTÍCULO 7. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD.
Las partidas
asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden
cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de
contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con
fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
Los comprobantes
de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de
su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En
ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las
operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. La descripción de
las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o
símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar
respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que
correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes
periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar
la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel
en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.
ARTÍCULO 8. LIBROS.
Los estados
financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se
hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y
diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada
libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración
sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de
libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la
de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en
orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer
mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la
propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones
que pesen sobre ellos.
4. Permitir el
completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre
otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren
en los libros de resumen en forma global
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las
actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar
por separado la contabilidad de sus operaciones.
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las
cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las
transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o
cancelaciones que se hagan de unas y otras.
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por
grupos homogéneos.
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados
sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar
constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección,
administración y control del ente económico.
6. Cumplir las
exigencias de otras normas legales.
PARÁGRAFO 1. Las empresas comerciales
que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2°
de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2° de la Ley 905 de 2004 o la
norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que
estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1°
del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este
artículo, deben llevar los libros necesarios para:
1. Establecer
mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débito y crédito, y sus saldos.
2. Determinar la
propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones
que pesen sobre ellos.
3. Dejar
constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección,
administración y control del ente económico.
4. Conocer las
transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen
en forma global.
5. Conocer los
códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación
de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de
unas y otras.
6. Los libros
auxiliares necesarios para entender los principales.
7. Cumplir las
exigencias de otras normas legales.
Los libros con
los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo,
deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada
tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de
las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3;
y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro
señalado en el numeral 2 de este parágrafo.
ARTÍCULO 9. REGISTRO DE LOS LIBROS.
Cuando la ley
así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse
registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades
competentes en el lugar de su domicilio principal.
En el caso de
los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad
o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del
ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
Sin perjuicio de
lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser
registrados.
Solamente se
pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere
que:
1. Al anterior
le falten pocos folios por utilizar o,
2. Que un libro
deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Una u otra
circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado
del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador
público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se
debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.
Las formas
continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de
tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada
uno de ellas.
Las Autoridades
o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para
su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su
inscripción.
ARTÍCULO 10. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS.
Los libros deben
exhibirse en el domicilio principal del ente económico.
ARTÍCULO 11. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS.
Se aceptan como
procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma
mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras,
registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico
debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos
contables.
En los libros se
deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los
respalden.
Las cuentas,
tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo
menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros
está prohibido:
1. Alterar en
los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2. Dejar
espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a
continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los
renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los
totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han
contabilizado.
3. Hacer
interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o
tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar
hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
PARÁGRAFO. Sin perjuicio de los demás
requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor
probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por
este artículo.
ARTÍCULO 12. INVENTARIO DE MERCANCIAS.
El control de las mercancías para la venta se
debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos
homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1. Clase y
denominación de los artículos.
2. Fecha de la
operación que se registre.
3. Número del
comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de
unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o
trasladadas.
5. Existencia en
valores y unidad de medida.
6. Costo
unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de
unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del
inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
En todos los
casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el
registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Al terminar cada
ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual
contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo
unitario y total.
Cuando la
cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede
efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan
discriminados en registros auxiliares.
Dicho inventario
debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a
menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.
PARÁGRAFO. Cuando el costo de ventas se
determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control
pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.
ARTÍCULO 13. LIBRO DE ACCIONISTAS Y SIMILARES.
Los entes
económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de
sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos
de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios
para identificar adecuadamente cada movimiento.
Al finalizar
cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el
caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
ARTÍCULO 14. LIBROS DE ACTAS.
Sin perjuicio de
lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un
solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección,
administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre
del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando
inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato,
quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas
adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o
hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada
por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el
efecto.
ARTÍCULO 15. CORRECCIÓN DE ERRORES.
Los simples
errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la
página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico
que permita evidenciar su corrección.
La anulación de
folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la
anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su
nombre completo.
ARTÍCULO 16. EXHIBICIÓN DE LIBROS.
Salvo lo
dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las
oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en
presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado
expresamente para el efecto.
Cuando el examen
se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las
obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la
exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen
hace relación con las operaciones del establecimiento.
Si el ente
económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se
tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga
demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca
probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.
Si al momento de
practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o
establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que
justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha
señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la
oportunidad que el funcionario señale. En la solicitud de exhibición parcial
debe indicarse:
1. Lo que se
pretende probar.
2. La fecha
aproximada de la operación.
3. Los libros en
que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las
operaciones.
En todo caso, el
funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del
asiento que se examine.
La exhibición y
examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el
artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la
liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la
calidad de comerciante.
ARTÍCULO 17. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS.
Los entes
económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de
actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Los libros y
papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación
en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
Igual término
aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se
encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin
perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
El liquidador de
las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término
de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de
liquidación.
ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS.
El ente
económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío
o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en
caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se
hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en
los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su
pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de
contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros
certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren
pertinentes.
Cuando no se
obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente
económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los
hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden
reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de
los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal
circunstancia, indicando el motivo de la reposición.
