Como quedan los aportes de salud, pensión y prima de las empresas y los trabajadores con el aumento de salario mínimo 2025

Se estableció el alza por medio de decreto y será de 9,54% ($123.500), lo que hará que la remuneración pase de $1.300.000 a $1.423.500, con auxilio de transporte llegará a una suma de $1.623.500.

Sin embargo, esto no es lo único que deben tener en cuenta las empresas y los trabajadores a la hora de liquidar la mensualidad de un empleado, ya que hay varias aristas que agregar al pago, que, en mayoría, son responsabilidad del empleador. Por ejemplo, se deben incluir pagos de seguridad social y prestaciones sociales: un trabajador que gane un salario mínimo en 2025 le costará a una empresa $2.417.403.

Seguridad social

Esto, teniendo en cuenta que el pago de seguridad social (sin cuota del Sena ni del Icbf) incluye:

• Salud:

Porcentaje: 8,50%.

Valor mensual: $120.998.

• Pensiones:

Porcentaje: 12%.

Valor mensual: $170.820.

• ARL (tarifa máxima):

Porcentaje: 6,96%.

Valor mensual: $99.076.

• Caja de compensación:

Porcentaje: 56%.

Valor mensual: $56.940.

Total:

Porcentaje: 31%.

Valor mensual: $447.834.

Prestaciones sociales

A su vez, para el pago de las prestaciones sociales se incluye lo siguiente:

Cesantías:

• Porcentaje: 8,33%.

Valor mensual: $135.238.

Intereses de cesantías:

Porcentaje: 1%.

Valor mensual: $16.235.

• Prima de servicios:

Porcentaje: 8,33%.

Valor mensual: $135.238.

• Vacaciones:

Porcentaje: 4,17%.

Valor mensual: $59.360.

Total:

Porcentaje: 21,8%.

Valor mensual: $346.070.

Así las cosas, se debe tener en cuenta que, de los $2.417.403, el 44,79% del salario de un trabajador se destina para cumplir con los pagos de seguridad social y prestaciones sociales, por lo que empleado dejará de percibir de manera directa $793.903, que se convierten en ahorro de cara a la pensión o en caso de quedar cesante, o ya sea para la salud de este.

Cambios en el pago de la seguridad social en 2025

A partir del 1 de julio de 2025, las empresas en Colombia asumirán nuevas responsabilidades en el pago de la seguridad social para sus trabajadores. Este cambio, derivado de la aprobación del proyecto de reforma laboral del Gobierno Petro (Ley 2381 del 2024), que está cerca de ser debatida en el Senado de la República, afectará, en especial, a los empleados contratados bajo la modalidad de prestación de servicios, que hasta ahora debían gestionar y pagar su propia seguridad social.

En la actualidad, bajo la Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social), los trabajadores independientes que prestan servicios a una empresa son responsables de hacer sus propios aportes al Sistema de Seguridad Social (SSS). Esto implica que recibir el total de sus honorarios y deben destinar una parte para cubrir estos pagos, lo que puede dificultar el acceso a este derecho fundamental.

Sin embargo, con lo aprobado en la Cámara de Representantes de la nueva normativa, las empresas serán las encargadas de efectuar estos pagos de manera directa al SSS, tanto para trabajadores con contratos directos como para aquellos independientes.

Además de asumir el pago de la seguridad social, las empresas deberán cumplir con otras obligaciones, como garantizar que los pagos se hagan dentro del plazo establecido y mantener actualizada la información de los trabajadores. También deberá responder por el aporte total al sistema, lo que representa un cambio significativo en la gestión de estos beneficios laborales.

La reforma busca mejorar las condiciones de los trabajadores en Colombia, con el fin de que todos tengan acceso a la seguridad social sin depender exclusivamente de su capacidad para gestionar estos pagos. Este cambio es visto como un avance en la protección de los derechos laborales, en especial, para aquellos que trabajan bajo contratos de prestación de servicios, quienes a través de la historia enfrentaron mayores desafíos para garantizar su cobertura social.

Cuánto deberá pagarle a una empleada doméstica en 2025

Contar con un trabajador doméstico, como una empleada doméstica o una niñera, se convirtió en una necesidad para muchos hogares colombianos que buscan mantener un equilibrio entre sus responsabilidades laborales y familiares.

Sin embargo, con el incremento del 9,34% al salario mínimo de 2025, mantener este tipo de servicios se traduce en un mayor peso económico. “el costo total de contar con una empleada doméstica, niñera, cuidador de adulto mayor o cualquier empleado del hogar a tiempo completo asciende a $2.093.568 mensuales”

Este cálculo incluye el salario mínimo para 2025, establecido en $1.423.500, un auxilio de transporte de $200.000 y las contribuciones obligatorias a la seguridad social. La plataforma destacó que “si la empleada es interna, es decir, si vive en el domicilio, a este ingreso se le restan los $200.000 del auxilio de transporte”.

En este caso, las obligaciones de prestaciones de salud y seguridad social se dividen en dos.

El empleador debe cumplir con los siguientes aportes:

• Salud: $120.998.
• Pensión: $170.820.
• Caja de compensación: $56.940.
• Riesgos profesionales: $7.431.

Total: 356.431.

Mientras que los trabajadores deben cumplir con los siguientes aportes:

Salud: $56.940.

• Pensión: $56.940.

Total: $113.880.

Aumento salarial y su repercusión en los empleadores

El aumento del 9,5 % en el salario mínimo estipulado para 2025 no solo impacta a los trabajadores, sino también a las familias empleadoras. Este ajuste económico implica que los hogares deberán prever un presupuesto cercano a los $2.000.000 solo para este gasto, lo que puede ser inalcanzable para algunos, pero indispensable para otros.

El desafío de la formalización laboral en el sector doméstico

Un aspecto crítico en el contexto del empleo doméstico en Colombia es la informalidad predominante. Según cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane), más de 684.000 personas se dedican al trabajo doméstico remunerado. No obstante, apenas el 21% de estos trabajadores cuenta con seguridad social.

Las cifras reflejan un retraso muy importante en la formalización de los empleos domésticos. Al respecto, la plataforma resaltó que “aproximadamente el 56% de estos empleados trabajan de tiempo completo. De este grupo, el 12 % son internos y el 42% restante trabaja por días”.

Frente a esta realidad, expertos en regulación laboral ya advirtieron sobre la importancia de garantizar condiciones laborales formales. De hecho, la firma de consultoría, Tecnocont Caribe Consultores SAS subrayó que “los empleadores deben evitar sanciones que podrían alcanzar hasta 400 salarios mínimos legales vigentes” en caso de no cumplir con las normativas relacionadas con la contratación formal y la seguridad social de sus empleados.

En qué casos una empleada doméstica puede demandar al empleador

Las demandas laborales de empleadas domésticas suelen originarse cuando el empleador incumple con alguna de sus obligaciones legales, como el pago de prestaciones, afiliaciones a la seguridad social o un trato injusto durante la relación laboral. Al respecto, Tecnocont Caribe Consultores SAS detalló algunas de las razones más comunes por las cuales una empleada doméstica podría iniciar un proceso legal en contra del empleador:

• Falta de pago de la seguridad social: según la ley colombiana, todos los empleadores deben afiliar a las empleadas domésticas al sistema de seguridad social, que incluye salud, pensión y riesgos laborales y caja de compensación. Si no lo hace, la empleada puede demandar, ya que esto constituye una falta grave.
• No cumplir con las prestaciones sociales: las empleadas domésticas deben recibir prestaciones sociales como cesantías, primas de servicios, vacaciones, entre otras. Si no se hacen los pagos correspondientes a estas prestaciones, el empleador puede ser objeto de varias multas.
• Contrato verbal sin formalización: aunque muchos empleadores prefieren un contrato verbal, esto puede llevar a confusiones y malentendidos en caso de un conflicto laboral. La ley reconoce los contratos verbales, con un contrato a término indefinido. Así que si el empleador cree que por tener un contrato verbal debe pagar solo $70.000 diarios y no cumplir con el pago de seguridad social o prestaciones estás equivocado y puede afectar gravemente su patrimonio.

Despido sin justa causa: si se decide prescindir de los servicios de la empleada doméstica sin una justificación válida (encuentra las justas causa de despido en el artículo 62 del código sustantivo del trabajo) o sin seguir el debido proceso de llamados de atención o descargos, ella podría iniciar un proceso de demanda por despido injustificado. Esto puede implicar una indemnización significativa, dependiendo del tiempo que trabajo.

Sanciones por NO elaborar Documentos Soportes Electrónicos

 1. ¿Las Sanciones por no elaborar documento soporte electrónico pueden incluir:

• Desconocimiento de los costos, deducciones o impuestos descontables.
• Multas económicas calculadas sobre el 5% de los ingresos operacionales.
• Cierre del establecimiento comercial.

1. ¿Qué es el documento soporte electrónico?

Es un documento que debe crear un comprador obligado a facturar cuando: 

• Realiza transacciones con un proveedor que no tiene la obligación de expedir una factura de venta o un documento equivalente.
• Debe respaldar las compras de un servicio.

 2. ¿Por qué se debe expedir documento soporte electrónico?

Recuerda que para estar al día con tus impuestos (y también soportar un costo o gasto) debes tener una factura o, en su lugar, un documento soporte electrónico que avale la operación.

Si tú consumes un bien o servicio de un proveedor que no está obligado a facturar, el documento soporte electrónico te ayudará a respaldar esa transacción. Es una prueba que te protegerá para soportar costos y deducciones, de manera que estarás al día con la DIAN.

 3. ¿Qué beneficios tiene expedir el documento soporte electrónico?

• Estar al día con la DIAN.
• Usar el costo o deducción en la declaración de renta.
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables a la DIAN.
• Obtener devoluciones automáticas.

 10. ¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte electrónico?

Compartimos el siguiente checklist: 

• Se debe llamar “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
• La fecha de emisión del documento debe corresponder exactamente a la compra descrita.
• Datos del vendedor o de quien presta el servicio, con su nombre o razón social, su Identificación Tributaria NIT.
• Si es residente no fiscal en el país y no cuenta con Número Identificación Tributaria NIT, se tomará válida la identificación del país de origen.
• Nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT de quien adquiere los bienes y/o servicios.
• Llevar un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, que incorpore número, rango y vigencia de autorización ante la DIAN.  
• Descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
• Especificar el valor total de la operación.

REQUERIMIENTO DE UGPP POR INDICIO DE EVASION DE APORTES DE PENSION Y PARAFISCALES

La Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP-, se mantiene observando que posiblemente el contribuyente incumple con el correcto y oportuno pago de aportes al Sistema de la Seguridad Social Integral -SSSI como trabajador independiente

El indicio de evasión identificado por la UGPP nace al revisar los ingresos que reportó en su declaración de renta para el año 202x, con base en esto La Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP-, realiza una estimación del Ingreso Base de Cotización (IBC) sobre el cual debió haber realizado el pago de sus aportes

Al comparar el IBC estimado con el IBC sobre el cual el contribuyente ha venido realizando en el año 2024 el pago de sus aportes en PILA es muy posible que se presenten diferencias que a la fecha aún no han sido ajustadas.

De manera adicional, hay que tener en cuenta que si usted se encuentra en alguna de las siguientes condiciones debe realizar aportes:

·  Usted es un omiso: Para el año en curso no realiza aportes al Sistema General de la Seguridad Social Integral de acuerdo con sus ingresos actuales, los cuales le generan capacidad de pago.

·  Usted es un inexacto: Sus aportes al Sistema General de la Seguridad Social Integral se realizan por menor valor al de sus ingresos actuales.

·  Usted es un rentista de capital: Percibe ingresos provenientes de: arrendamientos, intereses, dividendos, rendimientos, utilidades, explotación de sus bienes y no realiza los aportes correspondientes.

Si usted es un pensionado y no realiza aportes a salud: Si bien no se encuentra obligado a realizar aportes a pensión por los ingresos adicionales percibidos como trabajador independiente, si debe realizar aportes al sistema de salud por estos ingresos.

¿CUAL ES EL PASO A SEGUIR?

La Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP-, determina un estimado del IBC del contribuyente investigado y lo ubica en un rango de base cotización, con base en este debe:

1.    Validar si este rango estimado aún refleja su situación económica actual, es decir, si tiene en cuenta todos sus ingresos actuales como independiente y en caso de ser así, debe:

A.    Ajustar de manera inmediata su IBC al rango estimado por la UGPP y realizar los aportes a salud y a pensión [si le obliga] de acuerdo con este.

B.    Pagar los aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, utilizando el operador de información que usted elija.

C.    Mantener un comportamiento de pago constante de acuerdo con su situación económica actual

2.   Si su situación económica actual es diferente a la reportada en el año 202x, es decir su IBC al día de hoy es diferente al IBC estimado por la UGPP, debe:

A.    Informar a la Unidad a través de la oficina virtual dichas novedades para que de esta manera se pueda actualizar la estimación de su IBC. Para lo cual es necesario que remita a la Unidad la siguiente información:

Primero: Diligencie el formato adjunto a la comunicación que le profirieron teniendo presente que la información que entregue en este formato debe ser consistente con la información que reporte el extracto bancario de sus últimos tres meses. (Documento obligatorio para el análisis de la UGPP).

Segundo: Remita a esa Unidad los siguientes soportes, con el fin de acreditar y confirmar su situación económica actual:

§  Declaración de renta de 202x, y

§  Los extractos bancarios de los últimos 3 meses del año en curso.

o    En caso de que los ingresos reportados en la renta del 202x hayan sido producto de ventas o ganancias ocasionales, por favor remitir junto con los documentos anteriormente descritos los soportes que reflejen la venta de activos.

o    IMPORTANTE: El formato anexo a esa comunicación debe diligenciarlo y allegarlo a esa Unidad de forma completa junto con los demás documentos, de lo contrario la información no podrá ser analizada ni valorada, en tal sentido se continuará detectando la omisión y/o inexactitud en el valor de sus aportes.

§   Declaración de renta de 202x.

§   Documentos que reflejen la venta de activos que hayan quedado registrados en su declaración de renta de 202x.

§   Extractos bancarios de los últimos 3 meses

B.    Realizar los aportes a salud y pensión con base en su realidad económica actual.

C.    Pagar los aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, utilizando el operador de información que usted elija.

D.  Mantener un comportamiento de pago constante.