¿Qué es el Documento Soporte Electrónico?

El Documento Soporte Electrónico (DSE) es utilizado para contabilizar transacciones, soportar costos, deducciones o impuestos descontables, para respaldar compras de bienes y servicios, este lo genera el comprador cuando realiza transacciones comerciales con un proveedor que no está obligado a facturar o a generar documentos equivalentes para así poder incluirla en su contabilidad.

A continuación explicaremos todo lo que necesitas saber del Documento Soporte electrónico. 

1. ¿Cuándo entrará en vigencia el DSE?

La DIAN mediante la Resolución 000488 del 29 de abril de 2022 estableció que a partir del 01 de agosto de 2022, será obligatoria la implementación, generación y emisión del documento soporte electrónico ante la DIAN, en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

2. ¿Quiénes están obligados a generarlo?

Todas las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos y necesiten respaldar una transacción de compra de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.

3. ¿Cuál es el plazo para la emisión?

El Documento Soporte se deberá emitir de forma electrónica, se podrá realizar de dos formas:

· De forma Individual: se debe realizar al momento en que se llevó a cabo la operación.

· De forma Acumulada: en este se deben registrar las compras realizadas a ese proveedor en los últimos 7 días, su emisión deberá realizarse a más tardar el último día hábil de la semana. 

4. Condiciones para la generación del Documento Soporte de forma electrónica

1.      Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2.      Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3.      Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

4.      Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5.      Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

6.      Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

7.      Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.

8.      Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación.

9.      Utilizar el formato electrónico de generación establecido.

10.  El código único del documento soporte (CUDS) en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Consecuencias cuando una empresa jurídica no elabora Documentos soportes electrónicos a personas naturales no responsables del IVA

Si una persona jurídica no genera el documento soporte electrónico, podría tener que desconocer costos y deducciones en su declaración de renta. Esto podría aumentar su renta líquida gravada e impuesto. 

¿Quiénes deben generar el documento soporte electrónico?

·         Las personas que están obligadas a facturar electrónicamente 

·         Los compradores de bienes y servicios que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables en las declaraciones de renta y complementarios 

¿Cuándo se debe generar el documento soporte electrónico?

·         A partir del 01 de agosto de 2022, se debe implementar, generar y emitir el documento soporte electrónico ante la DIAN 

·         Se puede emitir el documento soporte electrónico a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente 

¿Qué sanciones se pueden aplicar? 

·         La ley determina que el empresario debe enfrentar una multa del 5% sobre los ingresos operacionales del negocio cuando NO se factura electrónicamente.

 

DOCUMENTO SOPORTE ELECTRONICO

DOCUMENTO SOPORTE ELECTRONICO

El documento soporte electrónico es obligatorio desde el 1 de agosto de 2022, según la Resolución 000488 de la DIAN. Lo deben generar las personas naturales o jurídicas que compran bienes o servicios a proveedores que no están obligados a facturar.

¿Quiénes están obligados a emitirlo?

·      *  Compradores y/o adquirientes de bienes y servicios

·      *  Quienes necesitan soportar costos, deducciones e impuestos descontables en sus declaraciones de renta y complementarios. Osea, todas las personas naturales o jurídicas, que necesiten respaldar una transacción de compra de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta

 ¿Para qué sirve?

·        *  Para respaldar la transacción de compra

·        * Para tener el soporte de todos los costos y deducciones

·         * Para descontar los impuestos en las declaraciones tributarias

 ¿Cuáles son sus beneficios?

·       * Usar el costo o la deducción en la declaración de renta

·+ *Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN

 “El documento soporte debe tener una numeración autorizada por la DIAN”.

Empresas Contratantes Deberán Pagar Seguridad Social A contratistas Trabajadores De Prestación De Servicios

Empresas Contratantes Deberán Pagar Seguridad Social A contratistas Trabajadores De Prestación De Servicios

La nueva reforma pensional en Colombia, que entrará en vigor en julio de 2025, impondrá nuevas obligaciones a las empresas en cuanto a la seguridad social de los contratistas independientes.

La Ley 2381 de 2024, más conocida como la reforma pensional, representa un cambio significativo en el sistema de pensiones en Colombia. Esta ley, que comenzará a regir a partir del 1 de julio de 2025, introduce un sistema de pilares que agrupará a los cotizantes según sus características, como las semanas cotizadas, la edad y su capacidad económica de aportar al sistema.

Actualmente, los trabajadores independientes vinculados mediante contratos de prestación de servicios son responsables de realizar sus propios pagos a la seguridad social. Sin embargo, la nueva ley cambia esta dinámica, obligando a las empresas a asumir el pago de la seguridad social de estos trabajadores.

Impacto en las Empresas: Nuevas Responsabilidades y Desafíos

Con la entrada en vigor de la Ley 2381 de 2024, las empresas en Colombia deberán enfrentar nuevas responsabilidades. A partir de julio de 2025, estarán obligadas a gestionar y pagar los aportes a la seguridad social de sus contratistas independientes. Esto incluye descontar de los honorarios pactados el porcentaje correspondiente a salud, pensión y otros aportes voluntarios, y transferir dichos recursos al sistema de seguridad social dentro de los plazos estipulados.

Este cambio supone un aumento en las responsabilidades administrativas y operativas de las empresas, que deberán ajustar sus procesos internos y capacitar al personal encargado de estas tareas. Adicionalmente, representa un incremento en los costos operacionales, lo que podría afectar la sostenibilidad financiera de algunas empresas.

Pasos Clave para la Implementación: Qué Deben Hacer las Empresas

Para cumplir con las nuevas disposiciones de la reforma pensional, las empresas deberán adoptar varios pasos clave:

1. Realizar los descuentos directamente de los pagos a contratistas, tanto para los aportes obligatorios como voluntarios, siempre que el trabajador lo solicite por escrito.

2. Garantizar la puntualidad de las transferencias al sistema de seguridad social, evitando sanciones por retrasos.

3. Mantener registros claros y actualizados sobre los pagos y notificar a los contratistas sobre sus derechos y opciones disponibles para elegir su fondo de pensión.

4. Capacitar al personal encargado de gestionar estos procesos para asegurar el cumplimiento de las nuevas obligaciones.

Beneficios y Desventajas para los Contratistas Independientes

Para los contratistas independientes, la reforma pensional trae tanto beneficios como desventajas. Uno de los principales beneficios es la mayor protección social, ya que las empresas serán responsables de gestionar y pagar sus aportes a la seguridad social. Esto podría facilitar el proceso de pago para los contratistas y asegurar una cobertura más amplia.

Sin embargo, una desventaja es que los honorarios netos recibidos por los contratistas podrían reducirse, ya que los descuentos para los aportes a la seguridad social serán aplicados directamente por las empresas. Además, los contratistas deberán adaptarse a las nuevas regulaciones y posiblemente enfrentar un aumento en los costos de su trabajo debido a estos descuentos.

Hacia un Futuro Más Formal y Seguro: Implicaciones a Largo Plazo

La implementación de la reforma pensional es un paso hacia la formalización laboral y el fortalecimiento del sistema de seguridad social en Colombia. Con esta medida, el gobierno busca reducir la informalidad y cerrar brechas en la cobertura de seguridad social, promoviendo un modelo más inclusivo y seguro para todos los trabajadores.

A largo plazo, se espera que estas medidas contribuyan a un sistema de pensiones más robusto y sostenible, beneficiando tanto a los trabajadores como a las empresas. Sin embargo, será crucial monitorear la implementación de la reforma y realizar ajustes según sea necesario para asegurar que las nuevas obligaciones no se conviertan en una carga excesiva para las empresas.

Como quedan los aportes de salud, pensión y prima de las empresas y los trabajadores con el aumento de salario mínimo 2025

Se estableció el alza por medio de decreto y será de 9,54% ($123.500), lo que hará que la remuneración pase de $1.300.000 a $1.423.500, con auxilio de transporte llegará a una suma de $1.623.500.

Sin embargo, esto no es lo único que deben tener en cuenta las empresas y los trabajadores a la hora de liquidar la mensualidad de un empleado, ya que hay varias aristas que agregar al pago, que, en mayoría, son responsabilidad del empleador. Por ejemplo, se deben incluir pagos de seguridad social y prestaciones sociales: un trabajador que gane un salario mínimo en 2025 le costará a una empresa $2.417.403.

Seguridad social

Esto, teniendo en cuenta que el pago de seguridad social (sin cuota del Sena ni del Icbf) incluye:

• Salud:

Porcentaje: 8,50%.

Valor mensual: $120.998.

• Pensiones:

Porcentaje: 12%.

Valor mensual: $170.820.

• ARL (tarifa máxima):

Porcentaje: 6,96%.

Valor mensual: $99.076.

• Caja de compensación:

Porcentaje: 56%.

Valor mensual: $56.940.

Total:

Porcentaje: 31%.

Valor mensual: $447.834.

Prestaciones sociales

A su vez, para el pago de las prestaciones sociales se incluye lo siguiente:

Cesantías:

• Porcentaje: 8,33%.

Valor mensual: $135.238.

Intereses de cesantías:

Porcentaje: 1%.

Valor mensual: $16.235.

• Prima de servicios:

Porcentaje: 8,33%.

Valor mensual: $135.238.

• Vacaciones:

Porcentaje: 4,17%.

Valor mensual: $59.360.

Total:

Porcentaje: 21,8%.

Valor mensual: $346.070.

Así las cosas, se debe tener en cuenta que, de los $2.417.403, el 44,79% del salario de un trabajador se destina para cumplir con los pagos de seguridad social y prestaciones sociales, por lo que empleado dejará de percibir de manera directa $793.903, que se convierten en ahorro de cara a la pensión o en caso de quedar cesante, o ya sea para la salud de este.

Cambios en el pago de la seguridad social en 2025

A partir del 1 de julio de 2025, las empresas en Colombia asumirán nuevas responsabilidades en el pago de la seguridad social para sus trabajadores. Este cambio, derivado de la aprobación del proyecto de reforma laboral del Gobierno Petro (Ley 2381 del 2024), que está cerca de ser debatida en el Senado de la República, afectará, en especial, a los empleados contratados bajo la modalidad de prestación de servicios, que hasta ahora debían gestionar y pagar su propia seguridad social.

En la actualidad, bajo la Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social), los trabajadores independientes que prestan servicios a una empresa son responsables de hacer sus propios aportes al Sistema de Seguridad Social (SSS). Esto implica que recibir el total de sus honorarios y deben destinar una parte para cubrir estos pagos, lo que puede dificultar el acceso a este derecho fundamental.

Sin embargo, con lo aprobado en la Cámara de Representantes de la nueva normativa, las empresas serán las encargadas de efectuar estos pagos de manera directa al SSS, tanto para trabajadores con contratos directos como para aquellos independientes.

Además de asumir el pago de la seguridad social, las empresas deberán cumplir con otras obligaciones, como garantizar que los pagos se hagan dentro del plazo establecido y mantener actualizada la información de los trabajadores. También deberá responder por el aporte total al sistema, lo que representa un cambio significativo en la gestión de estos beneficios laborales.

La reforma busca mejorar las condiciones de los trabajadores en Colombia, con el fin de que todos tengan acceso a la seguridad social sin depender exclusivamente de su capacidad para gestionar estos pagos. Este cambio es visto como un avance en la protección de los derechos laborales, en especial, para aquellos que trabajan bajo contratos de prestación de servicios, quienes a través de la historia enfrentaron mayores desafíos para garantizar su cobertura social.

Cuánto deberá pagarle a una empleada doméstica en 2025

Contar con un trabajador doméstico, como una empleada doméstica o una niñera, se convirtió en una necesidad para muchos hogares colombianos que buscan mantener un equilibrio entre sus responsabilidades laborales y familiares.

Sin embargo, con el incremento del 9,34% al salario mínimo de 2025, mantener este tipo de servicios se traduce en un mayor peso económico. “el costo total de contar con una empleada doméstica, niñera, cuidador de adulto mayor o cualquier empleado del hogar a tiempo completo asciende a $2.093.568 mensuales”

Este cálculo incluye el salario mínimo para 2025, establecido en $1.423.500, un auxilio de transporte de $200.000 y las contribuciones obligatorias a la seguridad social. La plataforma destacó que “si la empleada es interna, es decir, si vive en el domicilio, a este ingreso se le restan los $200.000 del auxilio de transporte”.

En este caso, las obligaciones de prestaciones de salud y seguridad social se dividen en dos.

El empleador debe cumplir con los siguientes aportes:

• Salud: $120.998.
• Pensión: $170.820.
• Caja de compensación: $56.940.
• Riesgos profesionales: $7.431.

Total: 356.431.

Mientras que los trabajadores deben cumplir con los siguientes aportes:

Salud: $56.940.

• Pensión: $56.940.

Total: $113.880.

Aumento salarial y su repercusión en los empleadores

El aumento del 9,5 % en el salario mínimo estipulado para 2025 no solo impacta a los trabajadores, sino también a las familias empleadoras. Este ajuste económico implica que los hogares deberán prever un presupuesto cercano a los $2.000.000 solo para este gasto, lo que puede ser inalcanzable para algunos, pero indispensable para otros.

El desafío de la formalización laboral en el sector doméstico

Un aspecto crítico en el contexto del empleo doméstico en Colombia es la informalidad predominante. Según cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (Dane), más de 684.000 personas se dedican al trabajo doméstico remunerado. No obstante, apenas el 21% de estos trabajadores cuenta con seguridad social.

Las cifras reflejan un retraso muy importante en la formalización de los empleos domésticos. Al respecto, la plataforma resaltó que “aproximadamente el 56% de estos empleados trabajan de tiempo completo. De este grupo, el 12 % son internos y el 42% restante trabaja por días”.

Frente a esta realidad, expertos en regulación laboral ya advirtieron sobre la importancia de garantizar condiciones laborales formales. De hecho, la firma de consultoría, Tecnocont Caribe Consultores SAS subrayó que “los empleadores deben evitar sanciones que podrían alcanzar hasta 400 salarios mínimos legales vigentes” en caso de no cumplir con las normativas relacionadas con la contratación formal y la seguridad social de sus empleados.

En qué casos una empleada doméstica puede demandar al empleador

Las demandas laborales de empleadas domésticas suelen originarse cuando el empleador incumple con alguna de sus obligaciones legales, como el pago de prestaciones, afiliaciones a la seguridad social o un trato injusto durante la relación laboral. Al respecto, Tecnocont Caribe Consultores SAS detalló algunas de las razones más comunes por las cuales una empleada doméstica podría iniciar un proceso legal en contra del empleador:

• Falta de pago de la seguridad social: según la ley colombiana, todos los empleadores deben afiliar a las empleadas domésticas al sistema de seguridad social, que incluye salud, pensión y riesgos laborales y caja de compensación. Si no lo hace, la empleada puede demandar, ya que esto constituye una falta grave.
• No cumplir con las prestaciones sociales: las empleadas domésticas deben recibir prestaciones sociales como cesantías, primas de servicios, vacaciones, entre otras. Si no se hacen los pagos correspondientes a estas prestaciones, el empleador puede ser objeto de varias multas.
• Contrato verbal sin formalización: aunque muchos empleadores prefieren un contrato verbal, esto puede llevar a confusiones y malentendidos en caso de un conflicto laboral. La ley reconoce los contratos verbales, con un contrato a término indefinido. Así que si el empleador cree que por tener un contrato verbal debe pagar solo $70.000 diarios y no cumplir con el pago de seguridad social o prestaciones estás equivocado y puede afectar gravemente su patrimonio.

Despido sin justa causa: si se decide prescindir de los servicios de la empleada doméstica sin una justificación válida (encuentra las justas causa de despido en el artículo 62 del código sustantivo del trabajo) o sin seguir el debido proceso de llamados de atención o descargos, ella podría iniciar un proceso de demanda por despido injustificado. Esto puede implicar una indemnización significativa, dependiendo del tiempo que trabajo.