¿Qué hacer en esos casos?,
¿de quién es la responsabilidad de los saldos que hoy se
presentan en el estado de situación financiera?,
¿del contador anterior o del nuevo contador?,
¿cuál es el mejor procedimiento para corregir las
inconsistencias?,
¿Quién responde por los saldos certificados en el Estado
de Situación Financiera?
El contador público y el representante
legal; es decir, las personas que firman actualmente los Estados Financieros
son los responsables de las cifras que se presentan en ellos, incluyendo
aquellas que vienen con saldos de los periodos anteriores.
La certificación consiste en declarar
que se han revisado las afirmaciones contenidas en los estados financieros; por
lo tanto, se asume, que antes de firmar los estados financieros, las cifras se examinan,
los errores contables detectados se corrigen y cuando estos son materialmente
importantes, los estados financieros se re-expresan.
No debemos confundir el rol de un
auditor financiero, con el de un contador público que actúa como preparador de
la información financiera. Este último, no puede certificar con salvedades; el
deber del contador es garantizar que la información que preparo y certifico en
los estados financieros, represente la realidad financiera de la entidad y por
lo tanto, sea útil para la toma de decisiones.
¿Cómo corregir una contabilidad con inconsistencias?
Al momento de corregir una
contabilidad con errores de periodos anteriores, recomendamos los siguientes 6
pasos:
1) Saldos Vs Documentos. Confronte
los saldos actuales de las partidas contables (activo, pasivo, patrimonio,
ingresos, costos y gastos), comparando las cifras contables con las pruebas
documentales. Los saldos a verificar deben ser con corte a la fecha (Ej
30-09-2023) y en el caso de los activos y pasivos, también con corte al cierre
del último periodo contable (Ej 31-dic-2022).
Si no existen pruebas documentales, se
deben recuperar, solicitando copias a los terceros que participaron en las
transacciones financieras.
2) Corrección de los errores contables. Identifique las diferencias y realice el ajuste contable para llevar las
cifras contables al valor que corresponde según las pruebas documentales
(extractos bancarios, títulos valores, facturas de ventas a crédito, etc).
El ajuste de las cifras al cierre del
ejercicio anterior se lleva con contrapartida al patrimonio y los ajustes de
las cifras a la fecha, que generen diferencias en los ingresos, costos y
gastos, se realizan con contrapartida al resultado.
El ajuste contable se realiza en la
fecha en la que se detectan las inconsistencias; no se altera la información
contable asentada en los libros en los periodos anteriores.
3) Circularización de CXC y CXP. Aplique una
circularización de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, para confrontar los
saldos contables con la información de los deudores y acreedores.
4) Confronte las existencias de los activos. Confronte
los saldos de las partidas de Inventario, PPYE, Propiedades de Inversión,
Activos intangibles y otro tipo de activos, realizando comprobaciones de estado
y existencias físicas.
5) Re exprese los Estados Financieros Evalué la
materialidad de los errores contables corregidos. Si tienen
importancia relativa, entonces re-exprese las cifras de los periodos anteriores
en los estados financieros, para que conserve la comparabilidad.
6) Certifique. Prepare y
certifique los estados financieros, una vez confirme la fiabilidad de la
información contenida en ellos.
Como pueden observar, la corrección de
una contabilidad es un proceso dispendioso, que demanda un tiempo considerable;
por esa razón, es recomendable no comprometerse con la certificación de los
estados financieros inmediatamente se inicia un nuevo contrato; lo razonable,
es contar con el tiempo suficiente, para verificar la información, corregir lo
necesario y posteriormente certificar.
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