Etapas o fases del proceso
contable bajo NIF
En desarrollo de su objeto social los entes
económicos realizan innumerables actividades de intercambio de bienes y
servicios que constituyen los hechos económicos objeto de atención de la contabilidad
como sistema de control. Surge de esta manera el ciclo contable o secuencia de
etapas que atraviesa un suceso de características periódicas como son las que
se dan en la vida económica de las empresas u organizaciones.
En
la contabilidad como sistema se dan unas entradas tipificadas en los hechos
económicos que se materializan en soportes físicos o electrónicos. Estos hechos
ingresan al sistema y son objeto de transformación empezando por el
reconocimiento y culminando con los informes de gestión y los estados
financieros. Esa transformación y producción de nueva información se da gracias
al proceso contable que la práctica social ha ido identificando a lo largo de
la historia económica.
Las
etapas o fases contables que se conjugan desde el momento en que una empresa
empieza a operar en la sociedad económica son: 1. Reconocimiento, 2.
Clasificación, 3. Documentación,
4. Medición (valoración y revelación),
5. Registro, 6. Reportes e informes.
· Reconocimiento:
Esta fase del proceso contable consiste en una serie de actividades orientadas
a re-conocer como un hecho económico susceptible de tipificar como una
transacción contable un fenómeno económico-social o un flujo de recursos
producto de las relaciones de intercambio entre los agentes que integran el mercado.
El reconocimiento opera sobre el hecho realizado el cual se materializa
mediante un soporte llamado documento que puede ser físico o electrónico.
Una
actividad propia de la fase de Reconocimiento tiene que ver con la verificación
sobre el hecho económico realizado de unos requisitos esenciales a saber: Se
requiere que corresponda a una de las magnitudes que conforman los estados
financieros, que pueda ser medido (valoración y revelación) de manera confiable
y que sea pertinente.
Por
otro lado, se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que
pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados,
internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un
sacrifico económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y
otro caso razonablemente cuantificables.
·
Clasificación:
Esta fase se compone de las actividades dirigidas a ordenar o disponer por
clases los hechos contables reconocidos y debidamente soportados con el fin
aplicar sobre ellos las fases subsiguientes del proceso.
Los
hechos contables pueden ser económicos o jurídicos los cuales en sus
interacciones se reconocen tanto de origen externo como interno. Es decir,
pueden provenir como consecuencia de algún tipo de intercambio entre los
agentes o partes relacionadas (stakeholder); o derivarse de la transformación
interna de valores. Los hechos económicos como fenómenos sociales o naturales
reconocidos por el ente contable por eventos que acontecen con independencia de
la actividad económica pero con probables implicaciones en la variación del
patrimonio o por la probable producción de transformaciones económicas; o los
hechos jurídicos como fenómenos sociales o naturales reconocidos por el ente
contable como eventos que acontecen con independencia de la actividad económica
pero con posibles implicaciones en la variación del patrimonio o por la posible
producción de transformaciones económicas. Los fenómenos sociales y naturales
que remotamente acontecen o producen transformaciones económicas serán
omitidos.
Los
hechos contables reconocidos deben asociarse a las diferentes categorías de
magnitudes contables para darle orden a las partidas de acuerdo a las diversas
clasificaciones de análisis de los mismos.
Los hechos contables se caracterizarán como
tipos de transacciones tomando como criterio de análisis el tipo de incidencia,
impacto, restricción, objeción o limitación que tengan sobre la estructura del
ente contable, de suerte que, en ese sentido las transacciones pueden ser
cualitativas o cuantitativas.
Una
transacción es cualitativa si afecta sólo a la clase o condición de los bienes,
derechos y compromisos que componen el patrimonio, sin alterar la cuantía del
Patrimonio, y cuantitativa si afecta la magnitud de este Patrimonio. Por otro
lado, la transacción modificativa o cuantitativa es aumentativa si a
consecuencia de la misma aumenta la expresión valorada del patrimonio y
disminutiva en caso contrario. Es permutativa la que solo produce variaciones
cualitativas. Son mixtas o especulativas si producen simultáneamente una
alteración en la clase de valores y una modificación en el valor patrimonial;
éstas son las más frecuentes.
·
Documentación: Esta fase del proceso contable es medular y
esencial consiste en las actividades encaminadas a probar o demostrar con
documentos el hecho económico realizado. La característica registral que posee
la contabilidad exige de la existencia y presencia de documentos que soporten
el hecho económico realizado a fin de sobre ellos desarrollar las actividades
de las siguientes fases del proceso contable, como condición previa al
registro.
Los
soportes comerciales según la costumbre mercantil son documentos que revelan
las características de los hechos económicos realizados de forma detallada,
señalando los compromisos y responsabilidades asumidas por las partes
(stakeholder), constituyen instrumentos de control interno sirven de apoyo y
son el medio de registro y verificación de la información en los libros de
contabilidad, conforman el acervo probatorio de la contabilidad forense.
Los
documentos se clasifican en Documentos de resumen (DR), Documentos soporte
(DS), Documento fuente (DF) y Documentos anexos (DA). Asimismo, estos pueden
poseer la característica o calidad de ser Títulos Valores, de Ajuste Contable y
de Control Interno. Los documentos soportes para que tengan validez probatoria
deben ajustarse a los lineamientos fijados en los marcos jurídicos del derecho
comercial y tributario vigentes en Colombia
Medición (valoración y
revelación): La medición es un proceso de
representación de la realidad. Esta fase consiste en el conjunto de actividades
dirigidas a tipificar los hechos económicos realizados, dentro de una magnitud
contable, a fin de asignarle de manera cuantitativa o cualitativa unos numerales
expresados en unidades monetarias, apoyados en una escala o base, una unidad y
unos instrumentos de medición.
Los
hechos económicos realizados poseen unos atributos y características que
permiten identificarlos dentro de las magnitudes contables formalizadas como
son Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos y Contingencias. Una vez
identificada esta, se procede a seleccionar la base o escala de medición (costo
histórico y valor de mercado - razonable) aplicable, la unidad de medición
(monetaria, operacional, organizacional) y haciendo uso de la Cuenta y del Plan
de Cuentas se procede a su registro y procesamiento para su revelación.
Dentro
de la medición, la valoración consiste en la fijación del valor económico de la
cantidad de magnitud tipificada en el hecho económico realizado y por ende su
posterior revelación expresado monetariamente. La valoración se hace teniendo
en cuenta la unidad de medición a través de la cual se expresa finalmente la
transacción que para Colombia es la unidad monetaria Peso.
· Registro:
Esta fase consiste en las actividades dirigidas a anotar, consignar o asentar
en los documentos y libros contables las transacciones originadas por los
hechos económicos realizados. Para tales efectos todo el sistema documental
aporta los soportes de tales hechos económicos realizados a fin de ser
ingresados en forma de transacciones contables, de manera manual o electrónica,
a la contabilidad para su respectivo procesamiento y transformación en los
diferentes tipos de reportes conocidos.
Los
registros deben hacerse al tenor de la información, datos y cifras provistos
por los documentos físicos o virtuales que soportan los hechos económicos
realizados. Se deben hacer en orden cronológico, y resumir en el documento
contable Comprobante de Contabilidad con la periodicidad adecuada a las
operaciones del ente económico.
Los
hechos económicos realizados y sus respectivas transacciones contables, al
momento de su registro o asentamiento, se deben tratar de acuerdo a los
lineamientos establecidos en las normas internacionales de contabilidad
vigentes para cada una de las magnitudes contables. Los registros se deben
reflejar en los Libros de Contabilidad exigidos o adoptados por el ente
económico. Las transacciones contables se deben llevar por medio de la
Contabilidad por Partida Doble y mediante el sistema de registro de causación
por acumulación (devengo).
·
Reportes e informes: Esta fase consiste en el conjunto de
actividades manuales o electrónicas dirigidas a extraer u obtener del sistema
contable, una vez se han procesado las transacciones de un periodo de tiempo
específico, los resultados de la actividad económica representados en datos
estructurados y reconocidos socialmente como reportes e informes.
La
contabilidad como sistema recibe insumos los cuales son procesados y
transformados con lo cual se obtienen unas salidas de información que reflejan
la situación económica y financiera del ente económico. Los informes
financieros representan fenómenos económicos en palabras y números.
El
subsistema conceptual de la contabilidad establece el marco teórico, técnico y
normativo para el procesamiento de las transacciones contables y de ello se
derivan los reportes e informes suficientes para satisfacer las demandas de los
interesados internos y externos y de naturaleza pública o privada. Los reportes
e informes que la contabilidad produzca y que los usuarios obtengan de ella
deben satisfacer las características cualitativas de comparabilidad,
verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad.
Fuente: Informe final del Comité Técnico del Sistema Documental Contable, 2013 Asobancaria.
