Sanciones por NO elaborar Documentos Soportes Electrónicos

 1. ¿Las Sanciones por no elaborar documento soporte electrónico pueden incluir:

• Desconocimiento de los costos, deducciones o impuestos descontables.
• Multas económicas calculadas sobre el 5% de los ingresos operacionales.
• Cierre del establecimiento comercial.

1. ¿Qué es el documento soporte electrónico?

Es un documento que debe crear un comprador obligado a facturar cuando: 

• Realiza transacciones con un proveedor que no tiene la obligación de expedir una factura de venta o un documento equivalente.
• Debe respaldar las compras de un servicio.

 2. ¿Por qué se debe expedir documento soporte electrónico?

Recuerda que para estar al día con tus impuestos (y también soportar un costo o gasto) debes tener una factura o, en su lugar, un documento soporte electrónico que avale la operación.

Si tú consumes un bien o servicio de un proveedor que no está obligado a facturar, el documento soporte electrónico te ayudará a respaldar esa transacción. Es una prueba que te protegerá para soportar costos y deducciones, de manera que estarás al día con la DIAN.

 3. ¿Qué beneficios tiene expedir el documento soporte electrónico?

• Estar al día con la DIAN.
• Usar el costo o deducción en la declaración de renta.
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables a la DIAN.
• Obtener devoluciones automáticas.

 10. ¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte electrónico?

Compartimos el siguiente checklist: 

• Se debe llamar “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
• La fecha de emisión del documento debe corresponder exactamente a la compra descrita.
• Datos del vendedor o de quien presta el servicio, con su nombre o razón social, su Identificación Tributaria NIT.
• Si es residente no fiscal en el país y no cuenta con Número Identificación Tributaria NIT, se tomará válida la identificación del país de origen.
• Nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT de quien adquiere los bienes y/o servicios.
• Llevar un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, que incorpore número, rango y vigencia de autorización ante la DIAN.  
• Descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
• Especificar el valor total de la operación.

REQUERIMIENTO DE UGPP POR INDICIO DE EVASION DE APORTES DE PENSION Y PARAFISCALES

La Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP-, se mantiene observando que posiblemente el contribuyente incumple con el correcto y oportuno pago de aportes al Sistema de la Seguridad Social Integral -SSSI como trabajador independiente

El indicio de evasión identificado por la UGPP nace al revisar los ingresos que reportó en su declaración de renta para el año 202x, con base en esto La Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP-, realiza una estimación del Ingreso Base de Cotización (IBC) sobre el cual debió haber realizado el pago de sus aportes

Al comparar el IBC estimado con el IBC sobre el cual el contribuyente ha venido realizando en el año 2024 el pago de sus aportes en PILA es muy posible que se presenten diferencias que a la fecha aún no han sido ajustadas.

De manera adicional, hay que tener en cuenta que si usted se encuentra en alguna de las siguientes condiciones debe realizar aportes:

·  Usted es un omiso: Para el año en curso no realiza aportes al Sistema General de la Seguridad Social Integral de acuerdo con sus ingresos actuales, los cuales le generan capacidad de pago.

·  Usted es un inexacto: Sus aportes al Sistema General de la Seguridad Social Integral se realizan por menor valor al de sus ingresos actuales.

·  Usted es un rentista de capital: Percibe ingresos provenientes de: arrendamientos, intereses, dividendos, rendimientos, utilidades, explotación de sus bienes y no realiza los aportes correspondientes.

Si usted es un pensionado y no realiza aportes a salud: Si bien no se encuentra obligado a realizar aportes a pensión por los ingresos adicionales percibidos como trabajador independiente, si debe realizar aportes al sistema de salud por estos ingresos.

¿CUAL ES EL PASO A SEGUIR?

La Unidad de Pensiones y Parafiscales -UGPP-, determina un estimado del IBC del contribuyente investigado y lo ubica en un rango de base cotización, con base en este debe:

1.    Validar si este rango estimado aún refleja su situación económica actual, es decir, si tiene en cuenta todos sus ingresos actuales como independiente y en caso de ser así, debe:

A.    Ajustar de manera inmediata su IBC al rango estimado por la UGPP y realizar los aportes a salud y a pensión [si le obliga] de acuerdo con este.

B.    Pagar los aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, utilizando el operador de información que usted elija.

C.    Mantener un comportamiento de pago constante de acuerdo con su situación económica actual

2.   Si su situación económica actual es diferente a la reportada en el año 202x, es decir su IBC al día de hoy es diferente al IBC estimado por la UGPP, debe:

A.    Informar a la Unidad a través de la oficina virtual dichas novedades para que de esta manera se pueda actualizar la estimación de su IBC. Para lo cual es necesario que remita a la Unidad la siguiente información:

Primero: Diligencie el formato adjunto a la comunicación que le profirieron teniendo presente que la información que entregue en este formato debe ser consistente con la información que reporte el extracto bancario de sus últimos tres meses. (Documento obligatorio para el análisis de la UGPP).

Segundo: Remita a esa Unidad los siguientes soportes, con el fin de acreditar y confirmar su situación económica actual:

§  Declaración de renta de 202x, y

§  Los extractos bancarios de los últimos 3 meses del año en curso.

o    En caso de que los ingresos reportados en la renta del 202x hayan sido producto de ventas o ganancias ocasionales, por favor remitir junto con los documentos anteriormente descritos los soportes que reflejen la venta de activos.

o    IMPORTANTE: El formato anexo a esa comunicación debe diligenciarlo y allegarlo a esa Unidad de forma completa junto con los demás documentos, de lo contrario la información no podrá ser analizada ni valorada, en tal sentido se continuará detectando la omisión y/o inexactitud en el valor de sus aportes.

§   Declaración de renta de 202x.

§   Documentos que reflejen la venta de activos que hayan quedado registrados en su declaración de renta de 202x.

§   Extractos bancarios de los últimos 3 meses

B.    Realizar los aportes a salud y pensión con base en su realidad económica actual.

C.    Pagar los aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, utilizando el operador de información que usted elija.

D.  Mantener un comportamiento de pago constante.

PAGAR EN EFECTIVO ES INDICIO DE EVASION EN DECLARACIONES TRIBUTARIAS

PAGAR EN EFECTIVO TE METE EN PROBLEMAS 

¿En qué consiste la norma de Bancarización?

La norma de bancarización fue establecida mediante el artículo 52 de la ley 1739 de 2014, el cual introdujo el artículo 771-5 al ET. Esta norma específica que no todos los pagos realizados en efectivo por los contribuyentes serán aceptados fiscalmente para efecto de los costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables. Por tanto, para el reconocimiento fiscal de estos conceptos, los pagos deben realizarse a través de uno de los siguientes medios:

·         *    Depósitos en cuentas bancarias

·        *     Giros o transferencias bancarias

·         *    Cheques girados al primer beneficiario

·         *    Tarjetas de crédito, débitos u otro tipo de tarjetas electrónicas

·     *      Bonos que sirvan como medios de pago, bajo las formas y condiciones autorizadas por el gobierno nacional.

En este contexto, el parágrafo 1 del artículo 771-5 del ET establece límites a los pagos en efectivo que serán aceptados fiscalmente en relación con los conceptos mencionados. Estos porcentajes empezaran a aplicarse desde el año gravable 2018 y se han reducido gradualmente hasta el año gravable 2021.

¿Cuál es el propósito de aplicar la norma de bancarización en las declaraciones de renta?

La aplicación de esta norma en la declaración de renta se justifica por el interés en incentivar a los contribuyentes a realizar pagos a través de los medios proporcionados por el sistema financiero. De esta manera, la DIAN obtiene información detallada sobre los pagos realizado a cualquier persona natural o jurídica. Así, utilizando sus herramientas para el cruce de información, la entidad puede detectar posibles indicios de evasión en declaraciones tributarias.

¿Cuál es el limite a los pagos en efectivo en las declaraciones de renta a partir del año gravable 2023?

De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 771-5 del artículo 771-5 del ET, a partir del año gravable 2021, los pagos en efectivo realizados por los contribuyentes responsables podían tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables, independientemente del número de pago efectuados durante el año, limitados al mayor valor entre:

• a) EL 40% de lo  pagado sin exceder los 40.000 UVT ($1.696.480.000) por el año gravable 2023 y ($1.882.600.000) por el año 2024.
• b) El 35% de los costos y deducciones totales.

Adicionalmente, el parágrafo 2 del artículo mencionado establece que los pagos individuales realizados por personas jurídicas y personas naturales que perciban rentas no laborales, según lo dispuesto en el estatuto tributario, que superen los 100 UVT (equivalentes a $4.241.200 para el año gravable 2023 y $4.706.500 para el año gravable 2024), deberán efectuarse a través de medios financieros para ser aceptados fiscalmente.

Situación de los pagos por NEQUI o DAVIPLATA ¿se consideran Bancarizados?

En el oficio 116 de 2023, la DIAN había señalado que los depósitos de bajo monto realizados a través de plataformas como nequi o daviplata, a pesar de compartir características con las cuentas de ahorros y corrientes, no cumplían con la definición de depósito bancario. En consecuencia, los pagos hechos mediante esta plataforma estaban sujetos a normas de bancarización, considerándose como efectuados en efectivo.

No obstante, dada la amplia adopción de estas plataformas en el país y el potencial impacto negativo en la tributación de los contribuyentes, la DIAN reconsideró su posición en el oficio 178 de 2023. Concluyó que tanto los depósitos de bajo monto como los ordinarios si cumplen con la finalidad del artículo 771-5 del ET. Esto implica que son considerados medios de pagos distintos al efectivo, ya que implican la realización de un contrato de depósito con entidades bajo supervisión oficial y regulados por el régimen financiero, sirviendo así como soporte para costos, gastos e impuestos descontables. Por tanto, los pagos realizados a través de estos medios no están sujeto a norma de Bancarización.

COMO SE DEBEN DISTRIBUIR LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN SEGÚN LAS NIIF

Los costos indirectos de fabricación son aquellos en los que incurre una fábrica para la manufactura de sus productos, adicionales a la mano de obra y la materia prima directa. Por ejemplo, son costos indirectos de fabricación los servicios públicos de la planta de producción, la depreciación de la maquinaria, el sueldo del director de producción etc.

En la mayoría de los casos, estos costos son fijos; es decir, no varían proporcionalmente con el nivel de producción. Las preguntas que surgen son ¿Cómo distribuir los costos indirectos de producción para hallar el costo del producto terminado?. ¿Deberíamos incrementar el costo del producto en periodos de baja producción?

Distribución de los costos indirectos de fabricación

El párrafo 13.9 de la NIIF para Pymes establece claramente que ¨Una entidad distribuirá los costos indirectos fijos de producción entre los costos de transformación sobre la base de la capacidad normal de los medios de producción.¨  y más adelante en el mismo párrafo menciona ¨La cantidad de costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de producción no se incrementará como consecuencia de un nivel bajo de producción, ni por la existencia de capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos del periodo en que han sido incurridos.¨

Lo anterior implica, que, si una fábrica presenta períodos de baja producción, no debe incrementar por ese motivo la distribución de los costos indirectos de fabricación en el costo del producto terminado, sino que debe reconocer la diferencia como un gasto del periodo.

Ejemplo

Una fábrica de correas incurre en los siguientes costos:  Mano de obra directa 120 por unidad, materia prima directa 80 por unidad y costos indirectos de fabricación 2.200 (Arriendo de la planta, servicios, depreciación etc.).  Se espera que la planta en condiciones de producción normal produzca 100 correas; sin embargo, durante el periodo se presentó un problema mecánico por falta de mantenimiento preventivo y esta situación llevó a la fábrica a producir solo 60 unidades.

En las circunstancias anteriores la fábrica sólo podrá distribuir los costos indirectos de fabricación teniendo en cuenta la capacidad normal; esto es, 2.200/100 = 22 por unidad. El costo del producto terminado sería 222 (120+80+22).

Eso significa que se distribuirá como costo indirecto de producción solo 1.320 (22 x 60 unidades producidas);  el restante, es decir 880 (2200 – 1320)  deberán reconocerse como gasto del periodo y no como costo del inventario.

Es importante tener en cuenta que, para efectos prácticos, cuando la producción real se aproxima a la capacidad normal, se puede distribuir teniendo en cuenta la producción real.

Niveles de producción anormalmente altos

La norma menciona que:  ¨en periodos de producción anormalmente alta, el importe de costo indirecto distribuido a cada unidad de producción se disminuirá¨. Llama la atención la expresión ¨anormalmente¨, se infiere que cuando el mayor nivel de producción es recurrente, se debe reevaluar la capacidad normal de la fábrica.

Fuente: _Normas Internacionales de Información Financiera

¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE CERTIFICAR Y DICTAMINAR LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Como mínimo, una vez al año con corte a 31 de diciembre, las entidades deben cerrar sus cuentas, preparar y emitir estados financieros. Esos estados financieros deben estar certificados, y en algunos casos dictaminados. En esta oportunidad, explicaremos cual es la diferencia entre los dos conceptos.

¿Qué es certificar?

Certificar los estados financieros, es declarar que las afirmaciones que se presentan en ellos son fidedignas, que la administración cumplido con el marco normativo correspondiente para efectos de la preparación de información contable y financiera y que las cifras se tomaron de los libros de contabilidad.

Generalmente quienes certifican son; el representante legal que es el responsable de la operación empresarial y la información financiera que emite la entidad; y el contador público que es el responsable delegado por la administración, para preparar la contabilidad y los estados financieros, cumpliendo con el reglamento establecido para ese fin.

¿Qué es dictaminar?

Dictaminar los estados financieros es emitir una opinión independiente sobre la fiabilidad de la información y el cumplimiento del marco normativo aplicable, al momento de preparar la contabilidad y los estados financieros.

Quien dictamina, es un contador público independiente; es decir, que no está relacionado con la preparación de la información financiera. Las afirmaciones que deben ser verificadas se dividen en tres categorías y son:

a) Aseveraciones sobre clases de transacciones y eventos por el periodo bajo auditoría:

i) Ocurrencia. Las transacciones y eventos que se han registrado han ocurrido y están relacionados con la entidad.

ii) Integridad. Todas las transacciones y eventos que deberían registrarse se han registrado.

iii) Exactitud. Los montos y otros datos relativos a las transacciones y eventos registrados se han registrado de manera apropiada.

iv) Corte. Las transacciones y eventos se han registrado en el periodo contable correcto.

v) Clasificación. Las transacciones y eventos se han registrado en las cuentas apropiadas.

b) Aseveraciones sobre saldos de cuentas al final del ejercicio:

 i) Existencia. Existen los activos, pasivos y el capital.

ii) Derechos y obligaciones. La entidad posee o controla los derechos a activos, y los pasivos son obligaciones de la entidad.

iii) Integridad. Se han registrado todos los activos, pasivos y el capital que deberían haberse registrado.

iv) Valuación y asignación. Los activos, pasivos y capital se incluyen en los estados financieros con los saldos apropiados y cualquier valuación que resulte o ajustes de asignación están registrados de manera apropiada.

c) Aseveraciones sobre presentación y revelación:

i) Ocurrencia y derechos y obligaciones. Los eventos, transacciones y otros asuntos revelados han ocurrido y se refieren a la entidad.

ii) Integridad. Se han incluido todas las revelaciones que deberían haberse incluido en los estados financieros.   Párrafo A111 NIA 315